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Office_Outlook2003常用功能全面教程

2013-09-30 11:09:28 来源:杭州弄潮网络科技有限公司 浏览:194
内容提要:Office_Outlook2003常用功能全面教程
   很多用户只把Outlook当作一个收发电子邮件的工具,实际上,Outlook不仅是电子邮件收发器,而且还提供了强大的个人记事本、日历、提醒、公用文件夹等功能,它可以高效管理我们的日常工作和生活,是一个体贴入微的办公助手!
请初学者注意,
Office_Outlook2003常用功能全面教程
很多用户只把Outlook当作一个收发电子邮件的工具,实际上,Outlook不仅是电子邮件收发器,而且还提供了强大的个人记事本、日历、提醒、公用文件夹等功能,它可以高效管理我们的日常工作和生活,是一个体贴入微的办公助手!
请初学者注意,我这里提到的Outlook是微软Office软件的组件之一,而不是Outlook Express。Outlook Express是Windows中的一个组件,安装了Windows 98/2000/XP的系统都会自带Outlook Express,它的功能比较简单,以收发电子邮件为主。微软在最新的Windows Vista中不但对Outlook Express做了升级,而且还将其更名为Windows Mail,目的就是为了更好的区分这两个名称相似的工具,请大家不要混淆哦~~
Outlook的界面与其他Office组件的风格很相似,所以即便你是第一次用,也不会感觉陌生。Outlook面板列出了Outlook中不同的功能组的快捷方式,让你可以快速切换到需要的界面下,Outlook的工具栏和工作区中的内容也会随之发生改变。
一、 账户配置
1. 配置Outlook电子邮件帐户
使用Outlook收发电子邮件,首先必须在Outlook中设置你的电子邮件帐户。只有正确设定你的帐户,Outlook才能连上邮件服务器来实现收发邮件。
如果你是第一次使用Outlook,在启动Outlook之后则会先出现“Outlook 2002启动”向导,帮助你完成必要的设置。
当然,你也可以随时执行菜单栏中的“工具”→“电子邮件帐户”命令,启动“电子邮件帐户设置向导”。
在“电子邮件帐户”对话框中,选择“电子邮件”选项组里的“添加新电子邮件帐户”一项,然后单击“下一步”按钮。
接下来在对话框中要选择一种电子邮件服务器的类型,我们选择“POP3”一项,然后单击“下一步”按钮。 (很多国内的电子邮箱都支持这种POP3邮件的收发,如Sina、Sohu、yahoo、163等,它们都有自己的POP3电子邮件服务器。如果,你的公司使用了Exchange Server的话,则选择“Microsoft Exchange Server”)
接下来是最关键的一步,你需要在对话框中输入你的电子邮件地址、用户名、登录密码以及电子邮件服务器的名称。
l 在“用户信息”栏中输入你的姓名和电子邮件地址,这些信息将会出现在你以后所发出的电子邮件之中。
l 在“服务器信息”栏中,你需要分别输入帮你收信和发信的邮件服务器的名称,这些都可以在你的邮件服务商站点的帮助信息中查找到。(如下图,即126邮箱的配置帮助信息)
这个对话框中的所有信息都要仔细填写,任何一个错误都将导致Outlook无法正常收发电子邮件。
将电子邮件帐户的资料输入完毕后,你可以测试一下帐户的设置是否正确:在刚才的“电子邮件帐户”对话框中单击“测试帐户设置”按钮,Outlook便会自动连接邮件服务器,测试这些电子邮件帐户的设置值是否能正常运作。
在测试过程中,如果所有的检查程序都通过了,就表示电子邮件帐户的设置值是正确的。你的第一个电子邮件帐户已经配置好了!

2. 修改邮件帐户的配置
已经设置好的电子邮件帐户并不是一成不变的,你可以根据需要对原有的设置进行更改。
你同样要执行菜单栏中的“工具”→“电子邮件帐户”命令,在弹出的对话框中点击选择“查看或更改现有电子邮件帐户”一项,然后单击“下一步”按钮,在对话框中可以更改帐户的设置或删除这个账户。
另外,你还可以点击“添加”按钮添加更多的电子邮件帐户。

3. 设置邮件发送服务器
最后需要大家注意的是,即便你严格按照以上的步骤操作下来,也不一定就能配置成功,因为许多电子邮箱网站的邮件发送服务器都要求用户在使用Outlook时先要验证身份,然后才允许发信,所以我们要学会邮件发送服务器的一些设置方法:
在“电子邮件帐户”对话框中单击“其他设置”按钮,弹出“Internet电子邮件设置”对话框。
打开“发送服务器”选项卡,选取“我的发送服务器(SMTP)要求验证”一项,即可实现先验证、后发信。



好了,今天先说到这儿,下一次我将为大家介绍邮件在发送和接收过程中的一些操作技巧。
二、 邮件收发技巧
1. 设置Outlook邮箱自动收发邮件
执行【工具】|【选项】命令,打开【邮件设置】选项卡。
单击【发送/接收】按钮。
选择【安排自动/发送的时间间隔为】一项,在后面可以设定你想要自动收发邮件的时间间隔。例如:5分钟。(默认是15分钟)
2. 选择自己喜欢的信纸
Outlook提供了三种邮件格式供我们选择:HTML格式、RTF格式和纯文本格式。采用HTML格式的邮件种可以进行插入图片、修饰文字和设置段落等各种操作,而采用纯文本格式则无法做出任何文字变化,只保留最单纯的邮件格式。只有采用HTML格式,才能使用Outlook提供的信纸写信。通常情况下,系统默认新建邮件都采用HTML格式。
我们同样执行【工具】|【选项】命令,打开【邮件格式】选项卡,在“信纸与字体”一栏中,单击【信纸选取器】按钮。
在弹出的“信纸选取器”对话框中,我们就可以选择自己所喜欢的信纸模版了。当然我们也可以新建一个自己设计的信纸模板。
3. 创建个性化签名
我们在写完一封邮件之后,总免不了要在结尾处署上自己的名字、E-mail地址等一串信息,非常麻烦。Outlook具有“自动签名”功能,可以将你的签名自动添加到新邮件中,省去了很多重复的操作。
执行【工具】|【选项】命令,打开【邮件格式】选项卡,在“签名”一栏中,单击【签名】按钮。
在“创建签名”对话框中,单击【新建】按钮。
输入新的签名名称,选择【由空白签名开始】,单击【下一步】按钮。
在窗口里编辑自己的签名。也可以单击【高级编辑】,使用Word或者FrontPage来编辑你的签名。
4. 发给别人的重要邮件急待处理,如何提醒对方?
1) 给邮件添加重要性标记
新建一封电子邮件。单击【发送】按钮右边的一个红色感叹号。这就是重要性标志。当收件人收到你标有重要性标志的邮件后,收件人就可以看到你的邮件后面有一个红色的感叹号。
2) 添加后续标志和提醒
如果你在邮件中提到的任务需要后续工作,可以在邮件编辑界面上单击工具栏上的【后续标志】按钮。在“标志”列表中选择所需文本,或键入说明的文本。在“标志颜色”列表中,选择所需的颜色标志。在“到期时间”框中,你可以选择与此邮件内容相关的后续任务的到期日期和时间。
4.不知道对方是否收到我的邮件?
在新建邮件的窗口中,单击【选项】按钮。
在弹出的对话框中,选中【请在阅读此邮件后给出‘已读’回执】一项,这样只要收件人打开并阅读了你的邮件,对方的Outlook就会自动发一个“回执”邮件给你。另外,如果选中【请在送达此邮件后给出‘送达’回执】的话,那么当你发出的邮件到达后,你会收到“送达”回执。
5.写好的邮件如何在指定的时间自动发送?
在“邮件选项”对话框中,如果选中【传递不早于】一项,就可在后面的下拉菜单中指定想要发送此邮件的具体的日期和时间,Outlook将会按时自动发送此邮件。
你的邮箱正在被越来越多的电子邮件所充斥,面对大量的邮件,怎样才能实现高效的管理呢?如何才能快速找到所需的邮件呢?以下给大家介绍一些Outlook的相关功能和操作技巧。
5. 为邮件添加后续标志
后续标记功能可以帮助你用不同的颜色来标记不同类型的邮件。
1、在收件箱的邮件列表区里,对邮件单击后面灰色的小旗子。
2、单击鼠标右键可以选择所需的颜色标志。
在“搜索文件夹”中,标有后续标记的邮件可以按照颜色的不同分门别类的显示出来,供你快速浏览和查找。
2.为重要邮件添加提醒
利用邮件标志,我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加“定时提醒”。
右击邮件标志,选择【添加提醒】命令,弹出“后续标志”窗口。
在“标志”后选择对邮件进行标志的理由(默认为“需后续工作”,选择该标志后,邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中),在“标志颜色”后选择适当的颜色,在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。
这样,当指定的邮件到期时,Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。

6. 使用“搜索文件夹”查找邮件
在文件夹视图中,单击“搜索文件夹”,选择“标有后续标志的邮件”,利用它可以方便的找到标有后续标志的邮件。
1、右键单击“搜索文件夹”,选择【新建搜索文件夹】。
2、在“新建搜索文件夹”对话框中,双击“特定人员发来的邮件”,在联系人列表中选择特定的联系人。如果在联系人中没有的话,可以直接在下面“收件人”里手工填写。
7. 使用“查找”按钮搜索邮件
方法一:
1、单击常用工具栏上【查找】按钮。
2、在“查找”栏中,填写发件人的信息(比如:E-mail地址、姓名)。在【搜索范围】里选择要搜索的位置。单击【立即查找】。
3、查找条件可以保存为搜索文件夹,单击查找工具栏上的【选项】按钮,选择“将搜索另存为搜索文件夹”。
方法二:
在邮件标题上单击右键,“查找全部”,选择【来自发件人的邮件】。
8. 新建电子邮件文件夹
随着时间的推移,收件箱里的邮件会越来越多,虽然可以用查找功能来整理这些邮件,但每次都这样做依然很麻烦。建议大家建立新的文件夹来存放同类的邮件。比如你可以将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中,这样,你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。
执行【文件】→【新建】→【文件夹】命令,打开“新建文件夹”对话框,输入新文件夹的名称,并指定新文件夹要放在哪里。
建立好自己定义的文件夹后,我就可以将邮件分类保存了。
打开收件箱,先选择邮件,然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上,释放鼠标即可。
6.实现邮件的自动分拣
现实生活中寄出的信件,是经过邮局的拣信和分信处理,才投递到我们的信箱中。Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能,它可以帮助我们执行邮件的分类。
执行【工具】→【组织】命令,打开“组织”窗口。
接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。
单击【规则和通知】按钮,或直接执行【工具】→【规则和通知】命令,可以创建更复杂的电子邮件自动分拣规则。
你可以直接选择某一种规则向导,通过模板快速创建分拣规则,也可以直接由空白规则开始进行创建。
例如在此我们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板,指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。
最后,你可以选择“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”一项,对收件箱中的曾经收到的所有邮件运行此规则进行分拣。
最后要说明的是,Outlook允许我们设置多条分拣邮件的规则,这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里,优先级由上到下依次排列。我们可以对某条规则的内容进行修改,只要点击选中这条规则,然后单击【更改规则】按钮即可。
今天先写到这儿,下次我们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操作技巧
我们在日常生活中,会将一些常用的电话记在电话本中,以便在需要时能够立即查阅。Outlook的“联系人”列表也具有相似的作用,你可以建立一些同事和亲朋好友的通讯簿,不仅能记录他们的电子邮件地址,还可以包括电话号码、联系地址和生日等各类资料。以下给大家介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧。
三、 Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧
1. 如何快速添加联系人?
在邮件的浏览区里,将鼠标移至发件人名称上,点击右键,在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令,即可快速创建一个新的联系人。
你可以在“联系人”对话框里面填写各类资料,甚至可以将联系人的头像导入进来。
为了能让“联系人”列表发挥强大的功能,建议你填写的越详细越好,例如联系人的生日、头衔和绰号等。打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡,这些信息都可以在里面记录下来。
2. 每次都要给固定的几个人发邮件,如何快速的添加联系人?
我们可以将相关的几个联系人加入到一个“通讯组”中,这样在以后发信时,只要我们选择这个通讯组,就相当于选择了这个组中的所有人,如此就方便多了。
(1)、打开“联系人”视图,单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头,选择【通讯组列表】命令。
(2)、首先为新建的通讯组起一个名字,然后单击【选择成员】按钮,选择当前Outlook“联系人”中已有的人作为组成员;或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人作为组成员。
(3)、在发送邮件时,只需要在选择联系人的时候,选择相应的组就可以了。
3. 联系人太多,如何快速找到需要的人?
方法一:用字母定位
“联系人”列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的前后顺序排列的。所以,使用“拼音索引”按钮可以很快寻找到联系人。在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母,可以快速定位联系人。

方法二:按单位排列
在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改为“按单位”,可以按照联系人所在的单位不同进行快速查找。
方法三:按类别分类
为了方便识别和查找,Outlook还允许我们为众多的联系人分类。
在“联系人”窗口中右击联系人条目,执行快捷菜单中的【类别】命令,即可弹出“类别”对话框,在这里,你可以为这位联系人设定属于哪种类别。联系人的分类不是唯一的,你可以为一个联系人指定属于多个不同的类别。
这样,我们今后在进行联系人查找时,就可以按照不同的类别进行分类了。
方法四:用“查找联系人”输入框
在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名,可以直接进行搜索。
方法五:用“查找”按钮
单击工具栏上的“查找”按钮,键入要查找的联系人的姓名。在“搜索范围”中选中【选择文件夹】,在“选择文件夹中”选择“联系人”。单击【确定】再单击【立即查找】按钮。

4. 怎样做好联系人信息的备份,防止重要信息丢失?
(1)、执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令。
(2)、选择“导出到一个文件”,单击【下一步】。
(3)、文件类型选择“个人文件夹.pst”,单击【下一步】。
(4)、在选出导出文件夹的位置中,选择“联系人”,单击【下一步】。
(5)、自定义保存位置。单击【完成】。
生成的pst文件可以妥善保存起来,一旦需要还原Outlook联系人的信息,我们可以再次同样执行【导入和导出】功能,选择“从另一程序或文件导入”操作即可进行数据的还原。
5. 如何查看与联系人的各种信息往来?
在“联系人”视图中,双击想要查看的联系人信息,打开联系人对话框中的“活动”标签。这里会罗列出曾经与此联系人相关的所有活动信息,包括邮件往来、约会事件等,你可以直接双击这些条目查看详细情况。

6. 如何制作和发送自己的电子名片?
为了方便与客户的业务往来,你可以为自己创建一个电子名片,并将其转发给相关联系人,以便日后进行联系。
首先为新建“联系人”,把自己的信息详细填写好,然后执行【动作】菜单下的【作为vCard转发】命令,Outlook就将会自动新建一封电子邮件,并将此联系人的信息以附件的形式附加在此邮件中(vcf文件),指定收件人,发送即可!
对方收到你的vCard后,既可以打开进行查看,也可以点击【保存并关闭】按钮将你直接保存为他的一个联系人。当然,别忘了前提是对方的电脑里也安装了Outlook~~~
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